この記事の内容はプロジェクトスプリントにおける「プログレスドメイン」にあたります。

プログレスドメインの「理想の状態」とは、プロジェクトのゴールが達成されている状態です。そのため、まずは将来達成したいプロジェクトのゴールを定義します。そして、そのために必要な成果物と、成果物をつくっていくための道のり(これを、マイルストーンと呼びます)を設定します。

プロジェクトのゴールの設定

まず、あなたが取り組んでいるプロジェクトは、何を目指しているのでしょうか?新規事業のコンセプトを開発して、新しい価値を創出することでしょうか。それとも、システムの効率化など、決まった価値を実現するために取り組むことでしょうか。いずれにせよ、プロジェクトで目指すこと = プロジェクトのゴール を明確にしましょう。

ゴールは、理想的には、チームメンバー全員で話し合いながら作っていくことが望ましいものです。

ただし実際には、最初は全員で発散的に意見を出し合ったのち、誰かがその内容を取りまとめて明文化されたかたちにする、という流れをたどることが多いものです。

このとき、かたちにする作業は、

  • プロジェクトの背景(関連する事業計画など)
  • プロジェクトで取り組む事業に関する予備知識
  • 予算や期限といった制約事項

といった、プロジェクトを取り巻く基本的な情報について理解が深い人がおこなうと、スムーズでしょう。

その後、それがチームメンバー全員に明文化されたかたちで共有・推敲され、最終的には全員が納得している状態になるまで議論されなければいけません。

ゴールは、後述するマイルストーンをつくることができる程度に具体的なものである必要があります。つまり、明文化されたゴールをもとに、具体的な成果物とそれに紐づく期限を分解してイメージできる程度に具体的にしなければいけません。

ゴールを作れないときは、「ゴールをつくること」そのものをゴールとする事前プロジェクトを立ち上げ、集中的に検討することがあります。このときは、プロジェクトを取り巻く基本情報(プロジェクトの背景・事業に関する予備知識・制約事項)の収集をマイルストーンとし、ゴールを明文化することを目指します。明文化されたゴールをもとに、本来のプロジェクトのマイルストーンを設定します。

マイルストーンの設定

マイルストーンとは、プロジェクトにおける特定の地点について、具体的な成果物とそれに紐づく期限をセットにして記述したもののことです。マイルストーンはプロジェクトのゴールから逆算して必要な分だけ設定するものであり、複数あることがほとんどです。

マイルストーンを参照することで、現在の地点からチームが何をするべきか、またその後何を目指していくべきかを見通すことができます。

マイルストーンもゴール同様、チームメンバー全員で話し合いながら作っていくことが望ましいものです。

ただしこれも、実際には、最初は全員で発散的に意見を出し合ったのち、誰かがその内容を取りまとめて明文化されたかたちにする、という流れをたどることが多いものです。もちろん、最終的には全員が納得している状態になっている必要があります。そのため、全員が理解しやすいように、極力シンプルなものになるよう心掛けてください。

マイルストーンの粒度や抽象度は、ゴールとの距離感によってばらつきが出てもかまいません。また、それらはプロジェクトによって異なります。ただし、マイルストーンを見たチームメンバーが、それぞれ自分で意思決定をして行動できる程度のものである必要があります。そのマイルストーンに直接関わっているメンバーが理解できることはもちろん、同じプロジェクトに複数のチームが存在する場合は、他のチームメンバーが見てそれぞれのチームメンバーの行動を意思決定できるようにしてください。

また、プロジェクトによっては複数のマイルストーンが複線的に設定されている場合があります(これを、「トラック」と呼びます。トラックの定義についてはTips1を参照してください)。このような場合、マイルストーン同士の依存関係・影響関係を判断できるようにできるような粒度・抽象度が必要です。

具体的には、あるトラックのマイルストーンの達成のために、別のトラックのマイルストーンを調整したり、他のチームメンバーが「このマイルストーン達成のためにはこのようなアウトプットを提供してあげたほうがいいな」と自発的に提案できるような記述になるように心がけましょう。

また、プロジェクト外のステークホルダー(例えば、プロジェクトの結果を報告するべき人や、プロジェクトの結果を受けて業務に影響が出る人)に対して、何を成果物としてつくろうとしているのか客観的にわかりやすいかどうか、も適切なマイルストーン設定のための一つの判断基準になるでしょう。

なお、通常、直近のマイルストーンは期日・成果物ともに具体的なものになり、ゴールに近いものほど抽象的で大まかな記載になります。

マイルストーンが作れないときは、ゴールを見直してください。前述のように、ゴールにはマイルストーンがかける程度の具体性がある必要があります。

ゴールとマイルストーンの関係

ゴールとマイルストーンの関係 (Project Sprint CODE Essentialsより引用)

設定したゴールとマイルストーンの扱い

設定したゴールとマイルストーンは、いつでもチームメンバーが参照できる状態にしておきます。

こうすることで、チームメンバーがプロジェクト中にタスクを行う際 / メンバー間で議論を行う際に、マイルストーンやその先のプロジェクトのゴールとずれていないか、すぐに確認することができるようになります。

また、マイルストーンやゴールは状況に合わせて変えてもよいものだと意識してください。プロジェクトを取り巻く環境の変化や実際にタスクをこなしていくなかでわかってきたことを踏まえて、マイルストーンやゴールはプロジェクト中にいつでも変更が可能です。

実際の変更の流れはプロジェクトのゴールとマイルストーンを見直すで解説します。

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