この記事の内容はプロジェクトスプリントにおける「プロセスドメイン」にあたります。

プロセスは定期開催のミーティングとそこでのアジェンダの議論を軸としたプロジェクトスプリント固有の仕組みです。これによって、プログレスドメイン・チーミングドメイン双方における「理想の状態」を達成することができるようになります。

ミーティングの準備/ミーティングの開催の二つの時間軸に分けて解説します。この記事は、ミーティングの準備について記載されています。

ミーティングの「型」

この記事では、プロジェクトスプリントで行われるミーティングの基本となる進行方法を説明していきます。おおまかな構成としては次のようになっているので、これをまずはじめに頭に入れておくと、それぞれの内容を理解しやすいでしょう。

  • 序盤:タスクの進捗報告、テンショントリアージ、アジェンダトリアージ
  • 中盤:個別のアジェンダ進行
  • 終盤:今回のミーティングから生まれたタスクの確認と、次回以降のミーティングアジェンダの確認

さらに、特にミーティングの序盤と終盤は定型化しやすく、時間がたつにつれ、具体的な方法論や必要な時間、細かい順番が定まってきます。チームにとって最適なミーティングの「型」を見つけましょう。

タスクの進捗報告とテンショントリアージ

ミーティングの最初に、タスクの進捗報告とテンショントリアージを行ってください。これらを通じて、前回のミーティングから今回のミーティングまでに起こったことについて、チームメンバー同士でアップデートを行います。議論の結果は、その日のミーティングで話すことを決める材料になります。

なお、タスクの進捗報告とテンショントリアージはそれ自体がアジェンダです。したがって、後述するアジェンダトリアージの前に実施されるものではありますが、ファシリテーター(モデレーター)がこれらのアジェンダの進行についても管理する必要があります。

タスクの進捗報告

初回のミーティングを除けば、前回までのミーティングを経て、何かしらの各自のタスクが生まれているはずです。これらのタスクの進捗状況を確認しましょう。

タスクをこなした結果、アウトプットが生まれている場合には、アウトプットをもとに話し合うべきアジェンダがないか確認しましょう。 もしアウトプットがなくても、進捗が思うように進まないことについての相談があったりする場合があります。このような場合も、これを解決するためにアジェンダとしてミーティング内で議論する必要がないか、確認しましょう。

なお、すでにあらかじめアジェンダとして提出されていた場合は、ここでさらに追加する必要はありません。

テンショントリアージ

テンションとは、「プロジェクトを過ごす中で他のメンバーに伝えたい違和感」のことです。具体的には、メンバー一人一人が思う「こうしたらもっとより良くなるのに」という現状とよりよい状態の間のギャップ、ちょっとしたアイデア・気になること・不安などのことを指します。またトリアージとは、選別と優先順位づけをする行為のことを指します。

すなわちテンショントリアージとは、各メンバーが感じている違和感を全員で共有したうえで、いまチームを改善するために必要なものを優先的に選び、解決しようとすることです。

前述のようにテンションとは現状とよりよい状態のギャップから生まれるものです。そのため、テンショントリアージを行う際にプログレスドメイン・チーミングドメインにおける理想の状態(=プロジェクトのゴール・マイルストーンとチームのロール)を参照できるようにしておくことが、テンションをあげるために効果的です。

テンショントリアージで共有した内容は、解決のためのアクションに落とすようにしてください。具体的には、直接的な改善案が明確な場合、テンションを解決するための新たなタスクとしてください。また、直接的に改善策が明確でない場合や、時間をとった議論が必要な時は、新たなアジェンダとし、改善策を探すようにしてください。

なお、すでにあらかじめタスクとしてリストアップされていたり、アジェンダとして提出されていた場合は、ここでさらに追加する必要はありません。

アジェンダトリアージ

続いて、アジェンダトリアージを行ってください。アジェンダトリアージにはミーティングにいるチームメンバー全員が参加します。

トリアージとは、ここでも同じく選別と優先順位づけをする行為のことを指します。すなわちアジェンダトリアージとは、その日のミーティングで話したいことを参加者全員で出し合い、優先的に話し合うべきものを選ぶことです。

ファシリテーター(モデレーター)は、アジェンダトリアージを主体的に進行し、最終的な合意まで持っていくことが求められます。

この時点で、2種類のアジェンダが用意されているはずです。

  1. ミーティング前に提出のあったアジェンダ
  2. タスクの進捗報告またはテンショントリアージの結果、新たに生まれたアジェンダ

アジェンダトリアージは、これらのアジェンダのうち、その日のミーティングで議論すべきものと議論する順番を決める作業です。プロジェクトのマイルストーンやゴールが参照しながら、優先順位をつけていきましょう。

事前に提出したアジェンダの内容のうち記述内容に不明点があるところがあれば、それに対してチームメンバーは納得できるように不明点を質問しましょう。このとき、ファシリテーター(アクセラレーター)にはこのアジェンダの改善に関する議論を活発にすることが求められます。

アジェンダの内容が明確になった結果、あらかじめ設定されていた時間だと余りそう、または逆に足りなそうである、と判明することがあります。このときは、アジェンダの時間を調整しましょう。

アジェンダの内容が明確になったら、優先順位をつけましょう。マイルストーン達成のために必要なアジェンダから議論するのが基本です。直近のマイルストーンの内容と、その期限までに開催できるミーティングの回数を考慮しましょう。マイルストーンを参照した結果、個別のアジェンダの議論においてどのような結論まで持っていくべきかを調整することもあります。

なお、チームメンバーからみて他に緊急性が高いアジェンダがあり、チームメンバーで合意をした場合には、それらのアジェンダが優先されます。

優先順位をつけた結果、当日話し合うことができないアジェンダは、次回以降のミーティングに持ち越しましょう。こうしたアジェンダがあるとき、アジェンダトリアージは、次の3つのなかから優先順位づけをすることになります。

  1. ミーティング前に提出のあったアジェンダ
  2. タスクの進捗報告またはテンショントリアージの結果、新たに生まれたアジェンダ
  3. 前週までの持ち越しアジェンダ

当日話し合うことになったアジェンダは、優先順位のまま議論してもかまいませんし、内容に応じて関連するテーマが続けて議論できるように順番を並べ替えることもできます。並び替えを行うメリットは、関連しあうテーマ同士を続けて議論するほうが効率的であることです。

ミーティングの進行

個別のアジェンダの消化

アジェンダトリアージが終われば、一つ一つのアジェンダについて議論しましょう。

一つ一つのアジェンダは、すでに記載されているアジェンダの内容に基づき、それぞれのアジェンダオーナーがメインで進行します。ファシリテーター(アクセラレーター)は議論の内容と最終的な結論がより良くなるように議論に参加しましょう。レコーダーは、議論の経緯・内容をリアルタイムに記録し、参加者が常に見ることのできる状態にしましょう。

アジェンダの管理

ファシリテーター(モデレーター)は、ミーティングを通してアジェンダの管理と調整を行います。ただし、以下で説明するアジェンダの管理と調整は、すべてチームメンバーと話し合いながら決めるべきものです。ここでも、直近のマイルストーン達成のためにはどのような選択が有効か、が基本的な判断基準となりますが、最終的にはチームメンバーの話し合いで出た結論が優先されます。

まず、それぞれのアジェンダが議論されている最中は、予定されている時間内にそのアジェンダが終わるように気を配ってください。 ただし、議論の内容に応じて、アジェンダが予定した時間より延長してしまったり、逆に早く終わってしまうことがあります。

アジェンダが予定した時間より延長している場合、ファシリテーター(モデレーター)はそのアジェンダを次回に持ち越すようにするか、一定の結論がでるまで議論を続けるか、を検討してください。

次回に持ち越す場合、このアジェンダは

  1. 前週までの持ち越しアジェンダ

の一つとして扱われます。これまでの過程でアジェンダの詳細はすでに完成しているはずですが、それまでのミーティングで議論した内容もあわせて把握できるよう、レコーダーが記録した内容も一緒に確認できるようにしておきましょう。

一定の結論が出るまで議論を続けるようにしたときは、他のアジェンダの時間を調整するか、場合によっては他のアジェンダを次回以降に繰り越すようにしてください。

アジェンダが予定よりも早く終わってしまった場合、他のアジェンダの時間を延ばして余裕を持って議論できるようにするか、次回以降に繰り越すようにしていたアジェンダからその時のミーティング中に先に話し合うべきものがないか、検討してください。また、ミーティングが早く終わることを選択することもできます。

また、個別のアジェンダを議論した結果、新しく話し合うべき内容、つまりアジェンダが生まれることがあります。このとき、当日の追加アジェンダとして扱うか、次回以降に持ち越すかを検討する必要があります。

当日の追加アジェンダとして扱うときは、以下のいずれかの対応を取ってください。

  • 他のアジェンダの時間を調整する
  • 他のアジェンダを次回以降に繰り越す
  • ミーティングの参加者全員に確認して、ミーティングの時間を延長する

もしアジェンダの内容について明確な場合は当日の議論も可能ですが、そうでない場合は次回以降に持ち越すのがよいでしょう。次回以降に持ち越すときは、このアジェンダは

  1. ミーティング前に提出のあったアジェンダ

の一つとして扱われます。

  1. 前週までの持ち越しアジェンダ

と違うのは、アジェンダの内容が明確になっていない点です。したがって、ミーティング中に生まれたアジェンダについては少なくともアジェンダオーナーを明確にした状態でミーティングを終えましょう。そして、アジェンダオーナーは次回のミーティング前に事前にその他のアジェンダの内容を明確にしておくようにしてください。

ミーティング終了時

ミーティング終了時には、今回のミーティングから生まれたタスクの確認と、次回のミーティングアジェンダの確認を行ってください。これによって、今回のミーティングの結果と、次回のミーティングまでに何をするべきかを確認することができます。これらの作業の前提として、マイルストーンの確認を実施することも効果的です。これによって、次回のミーティングまでに何をどこまでするべきか、の優先順位付けをしやすくなります。

なお、これらについても、それ自体がアジェンダです。したがって、ファシリテーター(モデレーター)がこれらのアジェンダについても管理する必要があります。

今回のミーティングから生まれたタスクの確認

今回のミーティングで取り上げたアジェンダの議論を経て、チームメンバーがやるべきこと、つまりタスクがいくつか生まれているはずです。レコーダーの記録をもとにして、生まれたタスクを確認し、リストアップしましょう。リストアップしたタスクには、具体的な行動内容、担当者、期限を明確にするようにしてください。

次回以降のミーティングアジェンダの確認

実際にミーティングで取り上げるアジェンダが確定するのはミーティングの当日ですが、毎回のミーティングの終了時に、次回以降のミーティングで話し合うべきアジェンダについて議論しておきましょう。このようなアジェンダには例えば次のようなものがあります。

  • 次回以降に持ち越しになっているアジェンダ
  • 進捗確認など、あらかじめタイミングを決めて議論するべきとされるアジェンダ

事前にチームメンバー全員で確認することで、アジェンダオーナーのアジェンダ提出漏れや、持ち越したアジェンダの内容の不備を防ぎやすくなります。

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