情報共有環境の構築

チーム全体で情報の透明性を最大限に高める環境を実現するため、「ここにアクセスすればすべての情報に辿りつくことができる」という状態をつくります。プロジェクトメンバーは、すべての情報、すべてのメンバー間のやりとりに、いつでもどこからでもアクセス可能にしておきます。

すべての情報を全員が閲覧でき、同時・共同編集が可能にしておくことも重要です。

• ミーティング・アジェンダ: プロジェクトメンバー全員がミーティングの目的やアジェンダの内容を知ることができるようにしましょう。

• マイルストーン: プロジェクトメンバー全員が最新のマイルストーンに常にアクセスできる必要があります。マイルストーンを常に意識することで、逸脱や問題を早期に検知して対応することができます。

• 議事録: ミーティング中、作成途中の議事録をリアルタイムで全員が閲覧できるようにしておきましょう。認識のずれを合わせるのに効果的です。

• ファイル共有: プロジェクトメンバー全員が同じ情報にアクセスできるよう、ファイルの共有場所を用意しましょう。

• スケジュール共有: スケジュール調整に必要な限りで、メンバー間の個人カレンダーを共有するようにしましょう。これは、メールなどによって都度日程調整をするのではなく、チームメンバーのスケジュール状況が一か所に集まっており、ミーティングのスケジュールを効率的に設定・変更できるようになることを意味します。

• タスク共有: プロジェクトを通じて生まれるタスクを共有できる場所を用意しましょう。個人でタスク管理するのではなく、プロジェクトチームで共有のタスク置き場を用意することで、お互いが何をするべきか / するつもりだったか、を確認するコミュニケーションがしやすくなります。

これらは一般的なプロジェクトマネジメントで語られる要素と大きく異なりません。しかし、Project Sprintでは、それらの要素すべてにおいて、「情報の透明性をいかに担保するか」という点を中心に考えるべきです。

Project Sprintでは、プロジェクトのゴールやマイルストーンの設定、ロールの設定と調整をはじめ、様々なタイミングで「チームメンバーの納得を伴った合意」をつくることが必要になります。そのため、納得をつくるため = チームメンバーの情報格差をなくすためにはどういったプロジェクト環境を用意するべきか、というポイントが重要視されるのです。

なお、ここに書いている要素は一例に過ぎません。プロジェクトごとに、チームメンバー間で最も最適なプロジェクト環境を整備していくように話し合うこともまた重要です。