ミーティング環境についてのノウハウ

Project Sprintで意図されているミーティングの効果を得るためには、効率的なミーティング環境の構築が欠かせません。「ミーティング環境の最適化自体についてもチームメンバーで議論し、改善していけること」が、Project Sprintのもたらすものですが、この点についてはすでにいくつかのベストプラクティスが得られていますので、ここではそれらを紹介します。

アジェンダの取りまとめ

プロジェクスプリントではアジェンダの取りまとめが非常に重要です。

例えば、次のようなアジェンダの取りまとめ作業が発生します。

• ミーティング前のアジェンダアイテムの提出と必要な内容の編集

• ミーティング開始後のアジェンダアイテムの追加と必要な内容の編集

• ミーティング開始後のアジェンダアイテムの順番変更

• ミーティング開始後のアジェンダアイテムの繰り越し

これらの作業はすべてファシリテーターの主導のもと、チームメンバー全員で行われます。そのため、アジェンダを全員で確認・編集でき、かつ同じミーティングの中でのアジェンダアイテムの順番変更、ミーティングをまたいだアジェンダアイテムの移動ができる環境をつくっておきましょう。

ミーティング中の時間管理

アジェンダ管理に不可欠な前提が、ミーティング中の時間を的確に把握することです。オンライン / オフラインいずれの場合も、ミーティングに参加しているチームメンバーが時間を把握できるよう、目に入る位置にタイマーと時計を配置しましょう。

タイマーは、「このアジェンダアイテムにあとどれくらい時間をかけられるのか」を把握するのに必要です。

時計は、ミーティング時間の開始時間・終了時間を把握するのに必要です。ミーティングの開始時間の遅れ、延長はつねに起こりうるものですが、絶対時刻を示す時計があると開始・終了の基準を把握・調整することができます。

議事録作成

ミーティングはチームメンバーで認識のズレをなくし、必要な物事を決める重要な場です。ミーティングの後に各自が必要なタスクに取りかかり、次のミーティングでその結果を持ち寄ることを考えると、ミーティングの内容は極力ミーティングの最中に明文化しながら確認、共有しておくことが効率的かつ効果的です。

また、レコーダーがメインで議事を記録するものの、内容に間違いがある場合は最も正しい認識を持つ人がその場で修正してしまったほうがよいでしょう。そのため、共同編集ができるドキュメントツールを議事録作成用ツールとして導入し、ミーティング中に画面表示しながらリアルタイムで議事録作成をすることをおすすめします。

ホワイトボード

ミーティングでは口頭での説明、資料を用いた説明が行われることが多いと考えられますが、それに加え重要なのが手書きの情報による認識合わせです。手書きで図示/文章化することで、きちんとした資料になっていなかったり、口頭で明確に伝えきれていなかったりした内容を伝えやすくなります。これもProject Sprintにおいて重要な「認識のズレをなくす」ことに大いに役立ちます。

なおここでいうホワイトボードは、オフラインミーティングにおける物理的なものに限りません。オンラインミーティング用のホワイトボードツールもありますので、そういったものを利用してもかまいませんし、むしろ保存のしやすさという点ではこちらのほうが優れている場合もあります。

また、議事録を画面表示しながらリアルタイムで作成すると、議事録自体がホワイトボードと同様の役割を果たします。この観点からも、議事録の作成とリアルタイム共有は非常に重要です。