ミーティングを設計する
この記事の内容はプロジェクトスプリントにおける「プロセスドメイン」にあたります。
プロセスは定期開催のミーティングとそこでのアジェンダの議論を軸としたプロジェクトスプリント固有の仕組みです。これによって、プログレスドメイン・チーミングドメイン双方における「理想の状態」を達成することができるようになります。
ここでは、プロセスを回すための出発点となるミーティングの設計について記述します。
ミーティングの設計
プロジェクトスプリントでは「ミーティング」を、「チームメンバー全員が空間や時間を共有し、素早く効率的な認識合わせと、全員が納得した意思決定をする場」として位置づけています。これを実現するために、ミーティングを適切にデザインし、プロジェクトメンバーで合意しましょう。
まず、ミーティングは定例ミーティングである必要があります。この理由について、詳しくはこちらを参照してください。
ミーティングの開催頻度は、週次/月次/隔週など、プロジェクトの性質やチームメンバーの人数などを勘案して任意に決めてください。ただし、プロジェクトスプリントがプロジェクト推進メソッドであることを考えると、隔月以上の間隔でのミーティング開催は考えにくいでしょう。
なお、各ミーティングの参加者はアジェンダに応じて必要十分な程度でかまいません。ここでいう必要十分とは、アジェンダに関して網羅的に議論でき（＝「誰かがいないから今日はこの話ができないね」ということがないようにする）、また議論をもとに正式な意思決定ができること（＝「誰かがいないから今日はこの話は決まらないね」ということがないようにする）を意味しています。もし参加人数が大人数(10人を一つの目安としてください）になっている場合は、必要以上の人数を集めていないか、確認してください。そうした会議はアジェンダの議論と意思決定ではなく、単なる情報共有を目的としている会議になっている可能性があります。
とはいえ、ミーティングにおけるアジェンダは常に一定とは限りませんから、最初にミーティングを設計する際には、あらかじめチームメンバー全員が集まることのできるミーティングを設定したほうが良い場合も多いでしょう。そうすることで、チームメンバー個々人の中にとどまっている情報を一斉に共有することができ、各メンバーはこのプロセスに参加するだけでプロジェクトの状況や思っていることについて自然と認識を合わせることができるようになります。
さらに、ミーティング環境を前述の参加者が漏れなく参加でき、かつ、情報をリアルタイムに共有できる環境を整備するようにしてください。これは、前述の素早く効率的な認識合わせを実現するために重要なポイントとなります。具体的には、場所を問わず参加できるリモートミーティング環境の準備、その場で決まったことを共有できるドキュメントシェアサービスの利用、などを行うことになるでしょう。
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